Patarimai darbui viruso metu
NELEISKITE VERSLUI SUSTOTI
Praėjus daugiau nei 10 metų po paskutinės Lietuvą ir visą pasaulį sukrėtusios finansinės krizės panašu, kad ir vėl susidūrėme su naujais išbandymais bei iššūkiais. Prieš gerus du mėnesius tai, apie ką buvo kalbama tik televizoriuje arba užsienio šalių spaudoje ir atrodė taip tolima, šiandien pilnu pajėgumu daro neigiamą įtaką mūsų šalies gyventojams bei verslui. Lietuvoje įvedus tam tikrus apribojimus, uždarius darželius, švietimo įstaigas ir sugriežtinus galimybę komunikuoti gyvai, verslas susidūrė su keletu rimtų išbandymų. Kaip teisingai organizuoti kokybišką bei produktyvų nuotolinį darbą su įmonės kolektyvu? Kaip per atstumą palaikyti glaudų ryšį su naujais, esamais ir potencialiais klientais bei užtikrinti pardavimų augimą? Pasinaudodami savo žiniomis ir praktine patirtimi atsakysime į šiuos klausimus bei pateiksime išsamias rekomendacijas kaip greitai adaptuotis prie diktuojamų pokyčių. Darbas viruso metu
DARBAS IŠ NAMŲ
Nors pasaulinėje praktikoje darbas iš namų jau senai nėra naujiena, tačiau organizuojant ilgalaikę nuotolinę veiklą su įmonės kolektyvu reikia nepamiršti vieno svarbaus dalyko – tos įmonės, kurios nuolatos samdo specialistus nuotoliniam darbui naudoja visai kitokias atrankų metodikas negu samdant darbuotojus darbui ofise. Nuotolinis specialistas ir „ofisinis“ darbuotojas skiriasi savo charakterių, asmenybės tipu ir iš esmės skirtingai suvokia darbą iš namų. Būtent dėl šios priežasties nepatyręs verslas organizuodamas darbą iš namų susidurs su rimtais iššūkiais ir jų pasekmėmis, kurios neigiamai atsilieps visai įmonės veiklai. Darbas viruso metu
Pateiksime kelis patarimus, kuriuos rekomenduojame verslui kuo skubiau įsidiegti tam, kad darbas iš namų, prie ofiso pripratusiam darbuotojui, vyktų sklandžiai, be streso ir kas svarbiausiai produktyviai.
Darbas viruso metu
1. Nustatykite aiškias nuotolinio darbo gaires (taisykles)
Kadangi darbuotojai dar nėra pripratę dirbti savarankiškai nuotolinių būdu, rekomenduojame kuo tiksliau nustatyti darbų vertinimo tvarką. Įmonės skyrių vadovai ir jų pavaldiniai privalo turėti vienodą suvokimą apie užduočių atlikimo efektyvumą, prioritetus, terminus ir tarpinių darbų paskirstymą tarp kolegų. Kuo geriau darbuotojas supras ko iš jo tikisi kompanija ir kaip bus vertinama jo veikla tuo rezultatyvesnis bus jo darbas iš namų.
2. Užtikrinkite sklandžią komunikaciją
Darbas viruso metu
Produktyvus komandinis darbas per nuotolį prasideda nuo tinkamai paruoštos komunikacijos. Įmonės skyrių vadovai privalo aiškiai perteikti darbuotojams kokiais šiuolaikiniais komunikavimo kanalais bus sprendžiamos vienos ar kitos užduotys. Kaip pavyzdys greito sprendimo nereikalaujantis klausimai gali būti svarstomi naudojant susirašinėjimą įmonės elektroniniu paštu MS Outlook. Skubus vidutinio svarbumo klausimai naudojant įmonės IP telefoniją su galimybe vykdyti daugiakanalius konferencinius skambučius. Nepatartina naudoti mobilius telefonus nes jie palaiko tik vieną pokalbį vienu metu ir tai stipriai apriboja bendravimą tarp įmonės darbuotojų. Taip pat nerekomenduojame daryti skambučių peradresavimą iš įmonės fiksuoto ryšio numerio į mobilius tinklus. Užėmus tokią liniją klientai tiesiog negalės jums prisiskambinti, jų skambučiai bus nuolat atmetami ko pasėkoje suprastės klientų aptarnavimas. Labai svarbių užduočių sprendimas privalo būti organizuojamas naudojant vaizdo konferencijas su video įrašymo galimybe. Įprastini bendravimą ofise pilnai atstos kompanijos momentinio susirašinėjimo (angl. chat) sistema. Klaidinga manyti, kad tokią sistemą gali pakeisti socialinių tinklų chatai. Užėję ten darbuotojai bus nuolatos blaškomi įvykiais niekaip nesusijusiais su jūsų kompanijos veikla ir tai ženkliai sumažins jų produktyvumą. Jeigu tokios sistemos neturite pats laikas rimtai apsvarstyti jos įsigijimą. Darbas viruso metu
3. Aprūpinkite darbuotojus būtinomis darbo priemonėmis
Kaip jau minėjome vienas svarbiausiu komunikavimo įrankių dirbant iš namų yra IP telefonas. Toks telefonas aptarnauja kompanijos miesto numerius bei trumpąją vidinę įmonės numeraciją, palaiko daugiakanalę konferencinių pokalbių funkciją, interaktyvųjį autoatsakiklį IVR, suteikia pokalbių įrašymo galimybę bei aprūpina vadovus pagrindine skambučių statistika. Prie tokių IP telefonų galima pajungti specialias ausines turinčias triukšmo slopinimo sistemą eliminuojančią pašalinius garsus, kurie gali atsirasti dėl triukšmo, naminių gyvūnų, mažų vaikų ir pan. Šiuolaikiniai IP telefonai lengvai pajungiami namų sąlygomis be ypatingų IT žinių ar sugebėjimų. Gali būti naudojami staliniai arba bevieliai IP telefonai. Užtikrinti kokybišką klientų aptarnavimą padės speciali programinė įranga Call Monitor, kuri skirta skambučių monitoringui ir valdymui.
4. Naudokite video-pokalbius
Šis komunikavimo būdas ypač svarbus kai norima išspręsti verslui svarbias užduotis pasitelkus kelis komandos narius. Nutolę darbuotojai gali puikiai matyti vieni kitus, sekti emocijas, dalintis dokumentais ir prezentacijomis. Toks komunikavimo būdas ženkliai sustiprina bendravimą, padidina veiklos efektyvumą bei suteikia galimybę greitai ir išsamiai perteikti svarbią informaciją dideliam kiekiui nutolusių darbuotojų. Yra keli video pokalbių tipai: video skambutis , kai vienu metu per video ryšį tarpusavyje bendrauja du darbuotojai; grupinis video skambutis, kai keli pavieniai kolegos susijungia bendroje video konferencijoje; vebinaras, kai vieną pranešėją girdi ir mato keli ar keliasdešimt kompanijos darbuotojų. Įmonių filialai dažnai naudoja dar vieną video pokalbių modelį, kuris vadinasi daug su daug t.y. kai keli darbuotojai esantys vienoje patalpoje per video ryšį bendrauja su savo kolegomis esančiais kitoje nutolusioje patalpoje. Tokiai video konferencijai reikalinga papildoma įranga, kuri užtikrina itin aukšto lygio komunikaciją ir suteikia jausmą, kad konferencijos dalyviai yra vienoje patalpoje.
5. Sugriaukite sienas
Elkitės su nutolusiais darbuotojais taip lyg jie būtų šalia. Atsižvelkite į tai, kad kolegos, kurie liko dirbti ofise gali greitai gauti atsakymus į jiems rūpimus klausimus tiesiog priėję prie jūsų. Nutolę darbuotojai neturi tokios galimybės. Pasistenkite kuo greičiau reaguoti į jų užklausas ir reikalui esant nedvejodami pasitelkite pagalbinius komunikavimo įrankius IP telefoniją ar video skambutį. Jūsų reakcijos greitis ne tik padidins komandinės veiklos efektyvumą bet ir pagerins asmeninius santykius su nutolusiais kolegomis.
6. Struktūrizuokite dienos eigą
Dirbdami iš namų žmonės dažnai išsibalansuoja ir praranda darbo laiko suvokimą. Jų dėmesį nuolat atitraukia buitiniai reikalai, todėl dirbdami iš namų žmonės save asocijuoja su namais, o ne darbu. Norint išvengti šio atotrūkio patariame minučių tikslumų aprašyti darbuotojo dienotvarkę. Pateikite kolegoms tikslų dienos planą: rytinių video susirinkimų pradžia ir trukmė, nuo kada iki kada vykdomi skambučiai klientams, kelintą valanda pietų pertrauka, kada aptariami dienos ar savaitės rezultatai ir pan. To nepadarius, darbuotojas nesikuklindamas visą dieną vaikščios po namus su pižama ir jo mintys bus visai ne apie darbą. Darbas viruso metu
7. Nuolat bendraukite skirtingais kanalais
Kaip jau minėjome nuotolinis specialistas ir „ofisinis“ darbuotojas skiriasi savo charakterių, asmenybės tipu ir iš esmės skirtingai suvokia darbą iš namų. Būtent dėl šios priežasties rekomenduojame naudoti kelis skirtingus komunikavimo kanalus: elektroniniai laiškai, momentiniai susirašinėjimai, skambučiai per įmonės IP telefoniją, video pokalbiai, vebinarai. Nuolat bendraudami su darbuotojais skirtingais kanalais jūs greitai pašalinsite atstumo ir atitrūkimo nuo įmonės pojūtį.
8. Organizuokite daugiau komandinės veiklos
Dirbant per nuotolį įmonės darbuotojai su laiku gali pradėti jausti atskirtį nuo kolektyvo, todėl labai svarbu eliminuoti šį veiksnį kuo anksčiau. Kurkite komandas iš kelių ar keliolikos darbuotojų ir deleguokite jiems įvairaus sunkumo užduotis. Aiškiai aprašykite komandos narių komunikavimo planą: virtualių susitikimų dažnumą, rezultatų aptarimą naudojant video konferencijas, veiklos ataskaitų pristatymą vadovams ir įmonės kolegoms. Kuo dažniau jie bendraus virtualioje erdvėje spręsdami įvairias užduotis tuo stipresnis ryšis bus tarp įmonės darbuotojų ir jų vadovų.
9. Būkite pavyzdžiu
Visi aukščiau pateikti patarimai buvo orientuoti į personalo kontrolę ir darbo efektyvumo didinimą dirbant nuotoliniu būdu. Nauji įpročiai įdiegiami ypatingai sunkiai jeigu iniciatyvos neparodo kompanijos vadovybė ir departamentų bei skyrių vadovai. Būtent jie privalo parodyti pavyzdį ir pirmi pradėti naudotis naujais komunikavimo įrankiais. Vadovams būtina kuo dažniau organizuoti konferencinius pokalbius naudojant įmonės IP telefoniją, rengti vaizdo transliacijas ir prezentacijas, inicijuoti virtualius susirinkimus ir nuolat bendrauti su darbuotojais lyg jie būtų visai šalia.
Darbas viruso metu
Tikimės, kad šie patarimai padės jums greitai ir kokybiškai organizuoti nuotolinį darbą ir neleis jūsų verslui sustoti šiuo nelengvu visai šaliai periodu.
Jūsų patogumui pateikiame nuotoliniam komunikavimui skirtų įrankių aprašymus:
IP telefonija
Fiksuoto ryšio telefonija veikianti virtualios IP PBX stotelės pagrindu. Norint naudotis IP telefonija jums tereikia pasirinkti „VSPBX Korporatyvinis“ paslaugos planą, perkelti jūsų esamus fiksuoto ryšio numerius į mūsų tinklą ir pasirinkti norimus IP telefonus. Šiuos telefonus darbuotojai galės lengvai pajungti savo namuose prie interneto tinklo kas leis jiems nevaržomai prisijungti prie įmonės „VSPBX Korporatyvinis“ virtualios stotelės. Tokiu būdu darbuotojų namuose veiks jūsų įmonės fiksuoto ryšio telefonija. Personalas galės nevaržomai ir saugiai, koduotu ryšio kanalu, bendrauti tarpusavyje naudodami trumpąją numeraciją bei aptarnauti išorinius klientų skambučius. Kadangi „VSPBX Korporatyvinis“ turi neribotą kiekį pokalbių vienu metu – jūsų klientai visada jums prisiskambins ir jus nepararsite nei vieno skambučio.
„VSPBX Korporatyvinis“ turi patogią savitarnos aplikaciją, kurios dėka galėsite valdyti tiek vidinius tiek išorinius skambučius, nustatyti įmonės darbo laiką, įkelti informacinius pranešimus, perklausyti įrašytus pokalbius, organizuoti konferencinius skambučius, administruoti adresų knygą bei peržiūrėti skambučių istoriją ir statistiką.
IP telefonai
Produktyviam nuotoliniam darbui mes rekomenduojame kelių tipų IP telefonus.
Konferenciniai IP telefonai skirti aukštos kokybės konferenciniams skambučiams. Šie telefonai skirti nedidelėms patalpoms kai vienoje erdvėje esantys keli žmonės galėtų nevaržomai bendrauti su savo pašnekovu ar pašnekovais kitame laido gale. Šiuose telefonuose įmontuoti specialus itin jautrus mikrofonai ir garsiakalbiai, kurių dėka užtikrinamas sklandus ir aiškus pokalbis.
Nešiojami IP telefonai skirti nevaržomam bendravimui. Šie telefonai puikiai tiks darbui iš namų nes tokį telefoną galima nuolat turėti šalia savęs net ir pasitraukius nuo kompiuterio. Nereikia rūpintis dėl telefono išsikrovimo, nešiojami Yealink telefonai atlaiko net 10 valandų pokalbių laiko, o budėjimo režime gali veikti net iki 100 valandų. Šie telefonai gali aptarnauti net iki 4 skambučių vienu metu, todėl jūsų klientai niekada neišgirs užimtumo signalo.
Staliniai IP telefonai skirti patogiam ir komfortiškam darbui. Šie telefonai turi ypač patogų valdymą, LCD ekraną ir HD garsiakalbius. Juose lengva surasti reikiamą kontaktą ar peržiūrėti skambučių istoriją. Tokie telefonai palaiko vietinę trišalę konferenciją, greitą rinkimą, skambučio užlaikymą ir kitas patogiam darbui naudojamas funkcijas. Prie šių telefonų galima nevaržomai pajungti specialias ausines turinčias triukšmo slopinimą. Ypatingai patogiam ir efektyviam nuotoliniam bendravimui rekomenduojama naudoti Video IP telefonus.
Skambučių valdymas ir monitoringas
Organizuojant nuotolinį darbą būtina nepamiršti apie kokybišką klientų aptarnavimą. Nuo ofiso nutolę ir iš namų dirbantys darbuotojai privalo žinoti, kad jų darbas yra kontroliuojamas ir vadovai nuolatos stebi pagrindinius klientų aptarnavimo rodiklius: įeinančių skambučių kiekį, laiko trukmę iki atsiliepimo, pokalbio trukmę, praleistų skambučių kiekį, atskambintus skambučius ir t.t.
Tokiai kontrolei užtikrinti naudojamas papildomas IP telefonijos įrankis Call Monitor jo dėka klientai aptarnaujami laiku ir kokybiškai, o darbuotojai gauna tolygų skambučių krūvį ir nuolatos informuojami apie praleistus skambučius į kuriuos reikia kuo greičiau perskambinti.
Call Monitor suteikia galimybę vadovams be sudėtingos analizės vertinti įmonės padalinių darbą, visapusiškai analizuoti duomenis pagal klientus, SLA laikus, padalinius, darbuotojų grupes arba atskirus darbuotojus.
Vaizdo konferencijos
Vaizdo konferencijoms skirta programinė ir fizinė įranga, kuri realiu laiku perduoda vaizdo, balso ir grafinę informaciją. Taip pat ši įranga atsakinga už dalijimąsi dokumentais, prezentacijomis ir kitais konferencijoms būdingiems informaciniais šaltiniais. Vaizdo konferencijos tai patogiausias būdas vieningai komunikacijai tarp Jūsų darbuotojų bei tarp Jūsų darbuotojų ir klientų, nepriklausomai nuo įmonės didžio, padalinių kiekio ar geografinio išsidėstymo. Šios įrangos dėka Jūsų kompanijos darbuotojai galės greitai, paprastai ir be ypatingų techninių žinių inicijuoti bei valdyti aukšto lygio nuotolinį bendravimą.